เทคโนสารสนเทศเบื้องต้น

2.1 ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล วัตถุหรือสถานที่ ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การเก็บรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อความ ตัวเลข ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง ตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อนักเรียน เพศ เป็นต้น

สารสนเทศ (Information) หมายถึง ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้ ตัวอย่างของสารสนเทศ เช่นการนำคะแนนสอบมาตัดเกรด เกรดที่ได้คือสารสนเทศ ซึ่งสามารถนำไปช่วยในการตัดสินบางสิ่งบางอย่างได้ เป็นต้น สารสนเทศที่ดีจะต้องเกิดจากข้อมูลที่ดีเช่นกัน

ข้อมูล ประมวลผล สารสนเทศ

(Data) (Process) (Information)

2.2 คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

- มีความถูกต้อง เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ หากข้อมูลไม่มีความถูกต้องแล้วจะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมา

- มีความเที่ยงตรงสามารถเชื่อถือได้ กรรมวิธีในการได้มาซึ่งข้อมูลจะต้องคำนึกถึงความแม่นยำเป็นหลักเพื่อข้อมูลจะได้มีความเที่ยงตรงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นได้

- มีความเป็นปัจจุบัน เพื่อตรงกับความต้องการของผู้ใช้และสามารถที่จะตอบสนองต่อผู้ใช้ได้รวดเร็วที่สุด

- สามารถตรวจสอบได้ ข้อมูลจะต้องมีแหล่งที่มาที่ไป มีหลักฐานอ้างอิงได้

- มีความสมบูรณ์ชัดเจน ในบางครั้งก็จะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้ง เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์จริง ๆ และเพื่อการสำรวจอย่างทั่วถึงนั่นเอง

2.3 การประมวลผลข้อมูลไปสู่สารสนเทศ

จะต้องดำเนินการกับข้อมูลเสียก่อนจากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผลและขั้นตอนสุดท้ายจึงเป็นการดูแลรักษาสารสนเทศที่ได้

1. การรวบรวมข้อมูล

ในขั้นตอนนี้หมายถึงการรวบรวมข้อมูลตั้งแต่เบื้องต้น แล้วนำข้อมูลที่ได้มาจัดเก็บอย่างมีระบบ ซึ่งในขั้นตอนนี้จะต้องมีความระมัดระวังเป็นอย่างมากเพื่อให้ได้ข้อมูลตรงกับคุณสมบัติของข้อมูลที่ดีนั่นเอง แต่ในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความเจริญก้าวหน้ามากทำให้การเก็บรวบรวมข้อมูลของพนักงานในบริษัท ในปัจจุบันก็จะมีเทคโนโลยีในการสแกนลายนิ้วมือ รูปร่างหน้าตา เข้าเก็บยังฐานข้อมูล ทำให้การเก็บข้อมูลของพนักงานสะดวกขึ้นมาก เพราะหากจะใช้พนักงานป้อนลงเครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนแต่ก่อนซึ่งในบางบริษัทนั้นเป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็อาจจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ง่าย อย่างเช่น พนักงานอาจจะมีชื่อซ้ำกันหรือป้อนข้อมูลซ้ำกันทำให้ข้อมูลซ้ำซ้อน เป็นต้น ในขั้นตอนนี้การเก็บรวบรวมข้อมูลจะต้องจัดเก็บอย่างมีระบบโดยที่อาจจะแบ่งกลุ่มหรือจัดเรียงตามวิธีที่เหมาะสมและสะดวกในการเรียกใช้

2. การประมวลผล แบ่งได้ 3 ประเภท ได้แก่

2.1 การประมวลผลด้วยมือ

วิธีที่เหมาะกับข้อมูลจำนวนไม่มากและไม่ซับซ้อน และเป็นวิธีที่ใช้มาแต่อดีต อุปกรณ์ในการคำนวณก็เช่น เครื่องคิดเลข ลูกคิด กระดาษ เมื่อคำนวณเรียบร้อยแล้วก็อาจจะมีการจัดเก็บโดยเรียงเข้าแฟ้ม

2.2 การประมวลผลด้วยเครื่องจักร

วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง และไม่จำเป็นต้องใช้ผลจากการคำนวณในทันทีทันใด เพราะต้องใช้เครื่องจักรและแรงงานคน

2.3 การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์

วิธีนี้เหมาะกับงานที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้แรงงานคนได้และงานมีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน เพราะการคำนวณด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว ที่สำคัญการใช้คอมพิวเตอร์ในการคำนวณจะเหมาะสำหรับงานที่มีขั้นตอนซ้ำ ๆ หรือเหมือนเดิม

3. การดูแลรักษา

ในขั้นตอนนี้จะต้องมีการสำเนาข้อมูล แม้ว่าจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการเก็บรักษาข้อมูลแต่การทำสำเนาข้อมูลก็ถือว่าเป็นสิ่งจำเป็น เพราะข้อมูลจัดเก็บไว้อาจเสียหายโดยที่เราไม่คาดคิด การเก็บรักษาข้อมูลควรเก็บรักษาไว้ในสถานที่ปลอดภัยหรือเลือกใช้สื่อบันทึกที่มีคุณภาพไม่เสื่อมอายุง่าย ๆ

2.4 ชนิดของข้อมูล

1. ข้อมูลตัวเลข (Numeric)

ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ และสามารถนำไปคำนวณได้ ข้อมูลชนิดนี้อาจเขียนได้หลายรูปแบบ ซึ่งอาจเป็น

จำนวนเต็ม เช่น 9,17,12,25 เป็นต้น ทศนิยม เช่น 2.94,3.14,0.26,-1.98x10³ เป็นต้น

2. ข้อมูลตัวอักษร (Character)

ได้แก่ ตัวอักขระและตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจจะนำไปจัดเรียงได้ เช่น TECHNOLOGY,183/2(เลขที่บ้าน),51120 (รหัสไปรษณีย์) เป็นต้น

Read Users' Comments (0)